Privacy Policy

The information clause for potential contractors (Guests)

Pursuant to Article 13 (1 and 2) of the Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, and repealing Directive 95/46/EC (General Data Protection Regulation), I inform that:

1. Room23 Tours Sp. z o.o. (trading as “Poland At War Tours”) with the registered office in Warsaw at Chmielna 73B, lok. 14 M (00-801 Warszawa) provides travel services, tax ID number NIP 5272957022, KRS 0000897799, email: contact@polandatwartours.com (hereinafter referred to as the Controller), is the controller of your personal data.
2. The Controller has not appointed a Data Protection Officer within the meaning of chapter IV section 4 of the Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, and repealing Directive 95/46/EC (General Data Protection Regulation),
3. Your personal data will be processed on the basis of Article 6(1)(b) of the GDPR, i.e. in connection with taking action at the request of the data subject before entering into a contract.
4. Your personal data will be processed for the purpose of discussing with you the conclusion of a contract.
5. The recipients of your personal data will be the tour operators whose services we use to enter into and perform our contracts.
6. Your personal data will be transferred to a third country – Australia. This country does not provide an adequate level of personal data protection within the meaning of Article 45 of the GDPR.
7. Your personal data will be stored for the period of performance of the Agreement and until the expiry of the limitation period for claims that may arise from the performance of the Agreement.
8. You have the following rights regarding your personal information:
   • right to information,
   • right to access the personal data,
   • right to rectify or to have incomplete personal data completed,
   • right to erasure (‘right to be forgotten’),
   • right to restriction of processing,
   • right to be notified of rectification or erasure of personal data or restriction of processing,
   • right to data portability,
   • right to object,
   • right not to be profiled.
9. You have the right to file a complaint to the President of the Personal Data Protection Office (ul. Stawki 2 00-193 Warszawa), if you consider that the processing of your personal data violates data protection laws.
10. Providing your personal data is a condition for contract conclusion talks.
11. If you do not provide your personal data, the Controller will not be able to conduct contract talks with you.
12. Your personal data will be processed in an automated manner.
13. No decisions regarding you will be taken on the basis of automated processing of your personal data.
14. You have the right to object at any time to the processing of your personal data due to your situation.
15. You have the right to object at any time to the processing of personal data for the purposes of direct marketing, including profiling.

Polish Version

Klauzula informacyjna dla potencjalnych kontrahentów (Goście)

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej jako „RODO”), informuję, że:

1. Room23 Tours Sp. z o.o. (trading as “Poland At War Tours”) z siedzibą w Warszawie przy ul. Chmielnej 73B, lok. 14 M (00-801 Warszawa) świadczy usługi turystyczne, posiadająca numer NIP 5272957022, numer KRS 0000897799, e- mail: contact@polandatwartours.com, jest administratorem Twoich danych osobowych.
2. U administratora nie powołano inspektora ochrony danych osobowych w rozumieniu rozdziału IV sekcji 4rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).
3. Twoje dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO, tj. w związku z podjęciem działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy.
4. Twoje dane osobowe przetwarzane będą w celu prowadzenia rozmów z Tobą o zawarciu umowy.
5. Odbiorcą Twoich danych osobowych będą organizatorzy turystyczni, z który usług korzystamy w zawieraniu i wykonywaniu umów.
6. Twoje dane osobowe będą przekazywane do państwa trzeciego Australii. Państwo to nie zapewniają odpowiedniego stopnia ochrony danych osobowych w rozumieniu art. 45 RODO.
7. Twoje dane osobowe będą przechowywane przez okres wykonywania Umowy oraz do dnia upływu terminu przedawnienia roszczeń, jakie mogą wynikać z wykonywania Umowy.
8. Posiadasz następujące uprawnienia dotyczące Twoich danych osobowych:
   • prawo do informacji,
   • prawo dostępu do danych osobowych,
   • prawo do sprostowania lub uzupełnienia niekompletnych danych osobowych,
   • prawo do usunięcia danych osobowych tj. prawo do „bycia zapomnianym”,
   • prawo do ograniczenia przetwarzania,
   • prawo do bycia powiadomionym o sprostowaniu lub usunięciu danych lub o ograniczonym ich przetwarzaniu,
   • prawo do przenoszenia danych osobowych,
   • prawo do sprzeciwu,
   • prawo do tego, by nie podlegać profilowaniu.
9. Masz prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2 00-193 Warszawa), gdy uznasz, że przetwarzanie Twoich  danych osobowych narusza przepisy prawa z zakresu ochrony danych osobowych.
10. Podanie przez Ciebie danych osobowych jest warunkiem prowadzenia rozmów o zawarciu umowy.
11. W razie ich niepodania przez Ciebie danych osobowych administrator nie będziemy mogli prowadzić z Tobą rozmów o zawarciu umowy.
12. Twoje dane osobowe będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany.
13. Na podstawie zautomatyzowanego przetwarzania danych osobowych nie będą wobec Ciebie podejmowane żadne dotyczące Ciebie decyzje.
14. Masz prawo wniesienia w dowolnym momencie sprzeciwu wobec przetwarzania przez Ciebie danych osobowych ze względu na szczególną Twoją sytuację.
15. Masz prawo wniesienia w dowolnym momencie sprzeciwu wobec przetwarzania Twoich danych osobowych na potrzeby marketingu bezpośredniego, w tym profilowania.

The information clause for representatives, workers and co-workers of contractors 

Pursuant to Article 13 (1 and 2) and Article 14 (1 and 2) of the Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, and repealing Directive 95/46/EC (General Data Protection Regulation) and due to signing by Room23 Tours Sp. z o.o. with registered office in Warsaw an Agreement, to which this clause is an appendix (hereinafter referred to as an Agreement), I inform that:

1. Room23 Tours Sp. z o.o. (trading as “Poland At War Tours”) with the registered office in Warsaw at Chmielna 73B, lok. 14 M (00-801 Warszawa) provides travel services, holding tax ID number NIP 5272957022, KRS 0000897799, email: contact@polandatwartours.com (hereinafter referred to as the Controller), is the controller of personal data of natural persons authorised by the contractor to conclude an Agreement and workers/co- indicated by the contractor to perform the Agreement. 
2. The Controller has not appointed a Data Protection Officer within the meaning of chapter IV section 4 of the Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, and repealing Directive 95/46/EC (General Data Protection Regulation).
3. Personal data are processed by the Controller in order to perform the Agreement.
4. The Controller processes the personal data for the time necessary to achieve purposes in item 3 above. Personal data may be processed for a period longer than indicated in the preceding sentence if such a right or obligation imposed on the Controller arises from specific provisions of law or from the Controller’s legitimate interest.
5. The legal basis for processing the personal data shall be:Article 6 (1) b) of GDPR, necessity to perform the Agreement concluded between the Controller and the contractor or to take actions upon the contractor’s request prior to concluding the Agreement,
6. or Article 6 (1) c) of GDPR, i.e. a necessity to comply with legal obligations incumbent on the Controller, or
7. Article 6 (1) f) of GDPR, i.e. the Controller’s legitimate interest in determining, asserting or defending claims until they are time-barred or until the relevant proceedings, if any, are concluded during that period,  
8. orArticle 6 (1) a) of GDPR, i.e. the contractor’s consent to the processing of personal data for specific purposes where other legal bases for processing personal data do not apply.
9. The source of personal data processed by the Controller is the contractor with whom the Controller concluded an Agreement.  The Controller may also process the data of employees of the aforementioned contractor on the basis of access, if the concluded Agreement results in the necessity to act through their intermediary. 
10. In order to conclude the Agreement we require the data indicated on the Agreement form to be provided (if you do not provide such data, we will not conclude the Agreement). In this case these are: first name and surname, name, address, e-mail, telephone number, position, bank account details. In addition, we may ask for optional data that does not affect the conclusion of the Contract (if we do not receive it, we will not be able, for example, to call a contact number). During the course of the Contract, we come into possession of other data about you when providing services. The appearance of your personal data with us is a consequence of the operation of our services, which you use. When entering into the Agreement or during the term of the Agreement, you may additionally, for example, order services not yet covered by the Agreement. If this requires the use of your data in a manner different from that described in this document, we will complete and transmit the missing information, if possible, before obtaining the data. Otherwise, the information about data processing contained in this document will remain valid.
11. Providing personal data is voluntary, but necessary to conclude and perform the Agreement concluded by the Controller with a contractor. 
12. Personal data may be entrusted for processing to entities processing such data on behalf of the Controller. In such a situation the Controller shall conclude a personal data processing outsourcing agreement with the Processor.
13. Personal data may be transferred to other entities processing data on behalf of the Controller, such as: tour operators, tour guides, hotels, IT service providers, entities archiving or deleting data, whereby such entities process data on the basis of an agreement with the Controller and only in accordance with the Controller’s instructions. Recipients of personal data may also be entities authorized under applicable laws. In each case of sharing or entrusting data to such entities, the Controller ensures that it is done in accordance with the law.
14. Your personal data will be transferred to a third country – Australia. This country does not provide an adequate level of personal data protection within the meaning of Article 45 of the GDPR.
15. Personal data are not subject to profiling by the Controller within the meaning of the provisions of the GDPR.
16. In accordance with the provisions of the GDPR, any person whose personal data is processed by the Controller has the right to:
    • be informed about the restriction of the processing of personal data referred to in paragraph 12 of GDPR,
    • access their personal data referred to in section 15 of GDPR,
    • correct, supplement, update, rectify personal data referred to in Article 16 of GDPR,
    • the erasure of data (right to be forgotten) referred to in Article 17 of the GDPR,
    • limitation of processing referred to in Article 18 of the GDPR,
    • data portability referred to in Article 20 of GDPR,
    • object to the processing of personal data referred to in Article 21 the GDPR,
    • lodge a complaint to the supervisory authority (i.e. to the President of the Personal Data Protection Office) referred to in art. 77 of GDPR (ul. Stawki 2, 00-193 Warsaw).
17. Where our use of your data is not necessary for the performance of a Contract, performance of a legal obligation or is not in our legitimate interest, we may ask you to consent to certain use of your data. Such consent may enable us, for example, to share your data with other parties for their promotional activities, or to make automated decisions based on your data and at your request, or to contact you by phone/email to inform you about the progress of the performance of the Agreement. You may withdraw your consent at any time (this will not affect the lawfulness of the use of your data prior to the withdrawal of such consent). In order to withdraw the consent please send us the information to the address stated in section 1 above.
18. If you consent to the use of your data, the content of this consent will specify the purpose for which we will process the data. Your consent for the processing of your data will only be used for purposes for which the other grounds for processing indicated in section 5(a) – (c) above do not apply.
19. Regardless of the rights indicated in point 13 above, the person whose data are processed has the right to withdraw consent to the processing of data by the Controller at any time, whereby the withdrawal of consent shall not affect the processing performed on the basis of consent prior to its withdrawal.

Polish Version

Klauzula informacyjna dla osób reprezentujących kontrahentów 

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 oraz art. 14 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej jako „RODO”) oraz w związku z zawarciem przez Room23 Tours Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie umowy, której niniejsza klauzula jest załącznikiem (dalej jako Umowa), informuję, że:

1. Room23 Tours Sp. z o.o. (trading as “Poland At War Tours”) z siedzibą w Warszawie przy ul. Chmielnej 73B, lok. 14 M (00-801 Warszawa) świadczy usługi turystyczne, posiadająca numer NIP 5272957022, numer KRS 0000897799, e- mail: contact@polandatwartours.com jest administratorem danych osobowych osób uprawnionych do zawarcia Umowy oraz osób wskazanych w Umowie do jej realizacji.
2. U administratora nie powołano inspektora ochrony danych osobowych w rozumieniu rozdziału IV sekcji 4rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).
3. Dane osobowe przetwarzane są przez PPUC w celu realizacji Umowy.
4. Administrator przetwarza dane osobowe przez czas niezbędny do osiągnięcia celów wymienionych w pkt. 3powyżej. Dane osobowe mogą być przetwarzane przez okres dłuższy niż wskazany w zdaniu poprzedzającym, w przypadku, gdy takie uprawnienie lub obowiązek nałożony na Administratora wynika ze szczególnych przepisów prawa lub z prawnie uzasadnionego interesu Administratora.
5. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest:
6. art. 6 ust. 1 lit. b RODO, tj. niezbędność do wykonania Umowy zawartej pomiędzy Administratorem, a kontrahentem lub do podjęcia działań na żądanie kontrahenta przed zawarciem Umowy (jeżeli stroną Umowy jest kontrahent, którego dane dotyczą)
7. lub art. 6 ust. 1 lit. c RODO, tj. niezbędność do wypełniania obowiązków prawnych ciążących na Administratora, lub
8. art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadniony interes Administratora, jakim jest ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń do czasu ich przedawnienia lub do czasu zakończenia właściwych postępowań, jeśli zostały one wszczęte w tym okresie, lub
9. art. 6 ust. 1 lit. a RODO, tj. zgoda kontrahenta na przetwarzanie danych osobowych w określonych celach, gdy inne podstawy prawne przetwarzania danych osobowych nie mają zastosowania.
10. Źródłem przetwarzanych przez Administratora danych osobowych jest kontrahent, z którym Administratora zawarła Umowę.  Administrator może też przetwarzać dane pracowników ww. kontrahentana na podstawie ich udostępnienia, jeśli z zawartej Umowy wynika konieczność działania za ich pośrednictwem.
11. Do zawarcia Umowy wymagamy podania danych wskazanych na formularzu Umowy (jeśli ich Państwo nie podadzą, nie zawrzemy Umowy). W niniejszym przypadku są to: imię i nazwisko, nazwa, adres, e-mail, numer telefonu, stanowisko, dane o rachunku bankowym. Dodatkowo możemy poprosić o dane opcjonalne, które nie mają wpływu na zawarcie Umowy (jeśli ich nie otrzymamy, nie będziemy mogli, np. dzwonić pod numer kontaktowy).W trakcie trwania Umowy, świadcząc usługi, wchodzimy w posiadanie innych Państwa danych. Pojawienie się u nas Państwa danych osobowych jest konsekwencją działania naszych usług, z których Państwo korzystają. Zawierając Umowę lub w czasie trwania Umowy, mogą Państwo dodatkowo, np. zamówić usługi nieobjęte dotąd Umową. Jeżeli będzie to wymagało wykorzystania Państwa danych w sposób inny niż opisany w tym dokumencie, brakujące informacje uzupełnimy i przekażemy, o ile to możliwe, przed uzyskaniem danych. W pozostałym zakresie informacje o przetwarzaniu danych zawarte w tym dokumencie pozostaną aktualne.
12. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne do zawarcia i realizacji Umowy zawartej przez Administratora z kontrahentem. 
13. Dane osobowe mogą być powierzane do przetwarzania Podmiotom przetwarzającym takie dane na rzecz Administratora. W takiej sytuacji Administrator zawiera z Podmiotem przetwarzającym umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych. 
14. Dane osobowe mogą zostać przekazane innym podmiotom przetwarzającym dane na zlecenie Administratora, takim jak: organizatorzy turystyczni, przewodnicy turystyczni, hotele, dostawcy usług IT, podmioty archiwizujące lub usuwające dane, przy czym podmioty takie przetwarzają dane na podstawie umowy z Administratorem i wyłącznie zgodnie z poleceniami Administratora. Odbiorcami danych osobowych mogą być także podmioty upoważnione na podstawie obowiązujących przepisów prawa. W każdym przypadku udostępnienia lub powierzenia danych takim podmiotom Administrator zapewnia, że odbywa się ono zgodnie z prawem.
15. Twoje dane osobowe będą przekazywane do państwa trzeciego Australii. Państwo to nie zapewniają odpowiedniego stopnia ochrony danych osobowych w rozumieniu art. 45 RODO.
16. Dane osobowe nie podlegają profilowaniu przez Administratora w rozumieniu przepisów RODO.
17. Zgodnie z przepisami RODO każda osoba, której dane osobowe są przetwarzane przez Administratora, ma prawo do: 
18. bycia informowanym o przetwarzaniu danych osobowych, o którym mowa w art. 12 RODO,
19. dostępu do swoich danych osobowych, o którym mowa w art. 15 RODO,
20. poprawiania, uzupełniania, uaktualniania, sprostowania danych osobowych, o których mowa w art. 16 RODO,
21. usunięcia danych (prawo do bycia zapomnianym), o którym mowa w art. 17 RODO,
22. ograniczenia przetwarzania, o którym mowa w art. 18 RODO,
23. przenoszenia danych, o którym mowa w art. 20 RODO,
24. wniesienia sprzeciwu od przetwarzania danych osobowych, o czym mowa w art. 21 RODO,
25. wniesienia skargi do organu nadzorczego (tj. do PUODO), o którym mowa w art. 77 RODO (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
26. Jeżeli wykorzystanie przez nas danych nie jest konieczne do wykonania Umowy, realizacji obowiązku prawnego lub nie stanowi naszego prawnie uzasadnionego interesu, możemy prosić o wyrażenie zgody na określone cele wykorzystania Państwa danych. Taka zgoda może umożliwiać, np. udostępnienie danych innym podmiotom na potrzeby ich akcji promocyjnych lub automatyczne podjęcie decyzji w oparciu o Państwa dane i na Państwa żądanie albo kontakt telefoniczny/mailowy z Panią/Panem celem przekazywania informacji o przebiegu realizacji Umowy. Udzieloną nam zgodę mogą Państwo w każdej chwili wycofać (nie będzie to wpływać na zgodność z prawem wykorzystania Państwa danych przed cofnięciem takiej zgody). Cofnięcie zgody następuje przez stosowną informację, na adres wskazany w punkcie 1 powyżej.
27. Jeżeli wyrażą Państwo zgodę na wykorzystywanie swoich danych, treść tej zgody będzie określać, w jakim celu będziemy przetwarzać te dane. Zgoda dla przetwarzania Państwa danych będzie stosowana tylko w celach, w których nie znajdą zastosowania inne przesłanki przetwarzania wskazane w punkcie 5 lit. a) – c) powyżej.
28. Niezależnie od praw wskazanych w punkcie 13 powyżej osoba, której dane są przetwarzane ma prawo do wycofania zgody na przetwarzanie danych przez Administratora w każdej chwili, przy czym cofnięcie zgody nie będzie miało wpływu na przetwarzanie, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.